Die meisten Menschen kennen KI als Chatfenster: Sie tippen eine Frage ein und erhalten eine Antwort. Im Unternehmen ist KI meist dort nützlicher, wo man sie nicht sieht: im Hintergrund, in den Tools, die Sie bereits nutzen. Damit stellt sich eine praktische Frage: Welche Ihrer Aufgaben lohnt es sich abzugeben, und welche nicht?
Aufgaben, die zu KI passen
KI ist Software, die Texte, Dokumente und Bilder ähnlich versteht wie ein Mensch. Deshalb eignet sie sich für Arbeit, die in vielen verschiedenen Formen eintrifft, aber denselben Regeln folgt. Typische Beispiele in einem KMU:
- Dokumente lesen. Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine und Verträge: KI erkennt die Beträge, Daten und Namen, auf die es ankommt, und bereitet sie für Ihre Buchhaltungssoftware vor.
- E-Mails sortieren. Anfragen, Reklamationen, Bestellungen und Spam: KI erkennt, worum es in einer Nachricht geht und wer sie bearbeiten sollte, auch wenn sie in einer anderen Landessprache geschrieben ist.
- Entwürfe schreiben. Antworten, Offerten und Produkttexte in Ihrem Ton, bereit zum Prüfen und Versenden.
- Antworten finden. Ihre Mitarbeitenden stellen eine Frage in Alltagssprache und erhalten die Antwort aus Ihren eigenen Unterlagen, mit Quelle.
- Prüfen und melden. Kontoauszüge werden mit offenen Rechnungen abgeglichen, Fristen bleiben im Blick, und Sie erhalten eine kurze Liste mit dem, was Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Vier Zeichen, dass eine Aufgabe gut passt: Sie fällt täglich oder wöchentlich an; Sie könnten die Regeln einer neuen Person im Team erklären; die Informationen treffen als E-Mails, Dokumente oder Formulare ein; und ein Mensch kann das Ergebnis prüfen, bevor es darauf ankommt.
Aufgaben, die nicht zu KI passen
KI ist nicht für alles die Lösung, und eine ehrliche Einschätzung zu Beginn spart Geld. Eine Automatisierung lohnt sich eher nicht, wenn:
- die Aufgabe nur wenige Male im Jahr vorkommt und die Einrichtung mehr kostet, als sie spart;
- jeder Fall eine neue, persönliche Beurteilung braucht;
- niemand sagen kann, wie ein richtiges Ergebnis aussieht;
- ein Fehler Schaden anrichten würde, bevor ihn jemand bemerkt.
Der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. KI kann Fehler machen, genau wie Menschen. Ein Ablauf ist nur sinnvoll, wenn Fehler auffallen: Wichtige Schritte warten auf einen Menschen, fehlende oder ungewöhnliche Angaben werden markiert, und Sie sehen nachvollziehbar, was erledigt wurde. Bietet eine Aufgabe keinen Platz für eine solche Kontrolle, bleibt sie besser bei Menschen.
KI bereitet vor, Menschen entscheiden
Am sichersten setzen Sie KI im KMU ein, wenn sie die Arbeit vorbereitet und Menschen die Entscheidungen treffen. Alles, was Ihr Unternehmen verlässt oder Geld kostet, wartet auf ein Ja aus Ihrem Betrieb. In der Praxis sieht ein Ablauf so aus:
- Eine E-Mail, eine Rechnung oder eine Anfrage trifft ein.
- KI liest sie, ordnet sie ein und bereitet den nächsten Schritt vor: einen Antwortentwurf, eine Buchung für die Buchhaltungssoftware oder eine Zusammenfassung für die zuständige Person.
- Jemand prüft die vorbereitete Arbeit und gibt sie frei, korrigiert sie oder verwirft sie.
- Erst dann wird etwas versendet oder gebucht.
Damit ist auch eine Frage beantwortet, die viele Inhaberinnen und Inhaber stellen: Ersetzt KI meine Mitarbeitenden? Das ist nicht das Ziel. KI übernimmt wiederholte Schritte wie Abtippen, Sortieren und Kopieren. Ihre Mitarbeitenden behalten die Entscheidungen, den Kundenkontakt und alles, was Erfahrung braucht.
Datenschutz ist wichtig
Ein KI-Ablauf muss einen Teil Ihrer Daten sehen, um seine Arbeit zu erledigen. Vereinbaren Sie vor der Umsetzung, welche Daten er sehen darf und mit welchen Systemen er verbunden wird; er sollte nur erreichen, was die Aufgabe braucht. Die schriftliche Offerte hält fest, wo die Daten verarbeitet werden, damit Sie es vor der Unterschrift wissen.
So beginnen Sie klein
Das beste erste Projekt ist eng gefasst. Wählen Sie eine Aufgabe, die jede Woche Zeit kostet, und gehen Sie diese Schritte durch:
- Beschreiben Sie die Aufgabe so, wie Sie sie einer neuen Person im Team erklären würden, mit allen Ausnahmen.
- Sammeln Sie einige echte Beispiele: E-Mails, Dokumente oder Formulare, so wie sie tatsächlich eintreffen.
- Halten Sie fest, wie ein richtiges Ergebnis aussieht, damit es sich prüfen lässt.
- Legen Sie fest, wo ein Mensch das Ergebnis freigeben muss.
- Notieren Sie, wie lange die Aufgabe heute dauert, damit Sie später vergleichen können.
Für keinen dieser Schritte brauchen Sie technisches Wissen. Mit dieser Beschreibung kann Ihnen ein Entwickler sagen, ob sich die Automatisierung voraussichtlich lohnt und was sie umfassen würde.
Einstiegsmöglichkeiten bei MomentumQ
Das erste Gespräch dauert 30 Minuten, ist kostenlos und unverbindlich; bringen Sie die eine Aufgabe mit, an die Sie denken. Möchten Sie zuerst einen strukturierten Blick auf mehrere Abläufe, dauert die Prüfung «Den passenden Einstieg finden» eine Woche und kostet ab CHF 2'500. Sie prüft Ihre heutigen Arbeitsabläufe und endet mit priorisierten Vorschlägen mit geschätztem Nutzen sowie einem schriftlichen Plan mit Umsetzungsempfehlung.
Ein klar definiertes Automatisierungsprojekt beginnt bei CHF 8'000 und dauert typischerweise drei bis acht Wochen, abhängig von den Systemen und Aufgaben. In jedem Fall bestätigt die schriftliche Offerte Umfang, Zeitplan und Preis, bevor die Arbeit beginnt, und Sie entscheiden, wo eine Freigabe nötig ist.