Wenn eine Tabelle nicht mehr reicht, liegen zwei Wege nahe: ein Produkt kaufen, das viele Unternehmen nutzen, oder ein Tool für den eigenen Ablauf entwickeln lassen. Beides kann richtig sein. Falsche Entscheide entstehen meist, weil das Falsche verglichen wird: die erste Rechnung statt der Kosten über mehrere Jahre, oder eine Funktionsliste statt der Art, wie Ihre Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten.
Wann eine Standardlösung die bessere Wahl ist
Beginnen Sie hier, denn ein Standardprodukt ist oft die vernünftige Antwort. Es ist wahrscheinlich die bessere Wahl, wenn:
- der Ablauf in den meisten Unternehmen ähnlich ist, etwa bei Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail oder Kalender;
- ein Produkt das meiste abdeckt, was Sie brauchen, und Sie mit den Lücken leben können;
- sich die Regeln regelmässig ändern und der Anbieter das Produkt für alle Kundinnen und Kunden aktuell hält;
- Sie innerhalb von Tagen statt Wochen eine funktionierende Lösung brauchen;
- niemand in Ihrem Unternehmen die Verantwortung für eine Software tragen möchte.
In diesen Fällen bringt eine Eigenentwicklung zusätzliche Kosten und Verantwortung, ohne entsprechenden Nutzen.
Wann sich ein individuelles Tool lohnt
Individuelle Software ist sinnvoll, wenn Ihre Arbeitsweise eigen und wichtig für Ihr Unternehmen ist. Anzeichen dafür:
- Ihre Mitarbeitenden halten ein Standardprodukt mit Umwegen, zusätzlichen Tabellen oder doppelt erfassten Daten am Laufen.
- Die Aufgabe verbindet mehrere Systeme, die nicht miteinander kommunizieren.
- Der Ablauf ist stabil und gut verstanden: Sie können beschreiben, wie er funktionieren soll.
- Die Art, wie Sie diese Aufgabe erledigen, gehört zu dem, was Ihr Unternehmen ausmacht.
- Sie möchten selbst bestimmen, welche Daten gespeichert und wo sie verarbeitet werden.
Ein individuelles Tool muss nicht gross sein. Oft ist es ein klar umrissener Arbeitsablauf, der aus Tabellen in ein Tool übertragen wird, das Ihre Mitarbeitenden täglich nutzen, verbunden mit den Systemen, die Sie bereits haben.
Die Kosten über mehrere Jahre vergleichen
Die beiden Wege verteilen ihre Kosten unterschiedlich. Vergleichen Sie sie deshalb über den Zeitraum, in dem Sie die Lösung voraussichtlich nutzen:
- Standardlösung: geringe oder keine Startkosten, danach wiederkehrende Lizenzgebühren, die oft mit der Anzahl Benutzer wachsen, dazu die Zeit, die Ihre Mitarbeitenden für Umwege aufwenden.
- Individuelle Software: einmalige Entwicklungskosten, danach Hosting und Wartung sowie optionale Betreuung für die Weiterentwicklung.
Lizenzpreise unterscheiden sich je nach Produkt und Abo; prüfen Sie die aktuellen Zahlen direkt bei den Anbietern. Bei einem individuellen Projekt sollte die schriftliche Offerte die laufenden Kosten auflisten, bevor die Arbeit beginnt.
Die Risiken auf beiden Seiten kennen
Jeder Weg bringt seine eigene Abhängigkeit mit sich:
- Standardlösung: Der Anbieter entscheidet über Preise, Funktionen und die Zukunft des Produkts. Prüfen Sie vor dem Entscheid, wie Sie Ihre Daten exportieren können, falls Sie einmal wechseln möchten.
- Individuelle Software: Sie sind von der Person abhängig, die das Tool pflegt. Bestehen Sie auf einer vollständigen Übergabe von Quellcode, Zugängen und Dokumentation, damit jemand anderes übernehmen könnte.
Datenschutz ist in beiden Fällen wichtig. Klären Sie, wo jede Lösung Ihre Daten verarbeitet; bei einem individuellen Projekt hält die schriftliche Offerte es fest.
Der Mittelweg
Die Wahl ist nicht immer ein Entweder-oder. Drei Zwischenlösungen sind oft eine Überlegung wert:
- Das Standardprodukt weiter konfigurieren, sofern es das zulässt, bevor Sie es ersetzen.
- Ihre Standard-Tools behalten und verbinden, damit Daten automatisch zwischen ihnen fliessen, statt doppelt erfasst zu werden.
- Ein kleines Tool für den einen Schritt entwickeln, den das Standardprodukt nicht abdeckt, und es neben dem Rest arbeiten lassen.
Fragen, die Sie vor dem Entscheid klären sollten
- Welche Aufgabe genau soll die Software übernehmen, und wer nutzt sie?
- Wie läuft diese Aufgabe heute ab, mit allen Ausnahmen?
- Welche bestehenden Produkte haben Sie ausprobiert, und wo reichen sie nicht aus?
- Mit welchen Systemen muss die Lösung verbunden sein?
- Wie viel Zeit kostet die heutige Arbeitsweise pro Woche?
- Wer betreibt und pflegt die Lösung nach dem Start?
Mit diesen Antworten lassen sich beide Wege ehrlich beurteilen, und jede Offerte, die Sie erhalten, kann präzise sein.
Was MomentumQ anbietet
Ein internes Tool gibt es ab CHF 6'000; für einen klaren Arbeitsablauf dauert die Umsetzung typischerweise drei bis sechs Wochen. Es umfasst einen Ablauf, der zu Ihrem Team passt, Datenübersichten mit passenden Zugriffsrechten, Prüfung, Dokumentation und Übergabe. Bestehende Tools über eine Automatisierung zu verbinden, beginnt bei CHF 8'000 und dauert typischerweise drei bis acht Wochen.
Grössere Projekte werden individuell geklärt: Eine neue Webanwendung beginnt bei CHF 12'000, eine Mobile-App bei CHF 18'000. Für ein komplexes Projekt erarbeitet eine bezahlte, einwöchige Planungsphase ab CHF 1'800 die Anforderungen, ein technisches Konzept und eine Festpreisofferte für die Umsetzung.
Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert 30 Minuten. Zeigt sich dabei, dass eine bestehende Software besser zu Ihnen passt, ist auch das ein nützliches Ergebnis.